Správcům se často jednou smlouvou svěřuje jednak výkon práv a povinností spojených se správou společného majetku, ale velmi často i vedení účetnictví SVJ. Lze jednoznačně doporučit, aby byla uzavřena samostatná smlouva na správu a samostatná smlouva na vedení účetnictví. Je velkým omylem domnívat se, že pověřený správce je schopen a oprávněn plnit úlohu toho, kdo sejme z beder statutárních orgánů jejich povinnosti a bude je kvalitně vykonávat. Existence pověřených správců nijak nemění skutečnost, že je nutné, aby členové statutárních orgánů velmi dobře znali svá práva a povinnosti. A dobře vnímali jejich právní důsledky.

Správce může v praxi plnit na přechodnou dobu roli poradce, který vychází z bohatých zkušeností v problematice SVJ. V mnoha případech tomu tak je, čímž jsou správci ve výhodě proti nově zvolenému statutárnímu orgánu SVJ. Tady však končí v praxi nezřídka přeceňovaný fenomén správců. Dále nastupuje kvalitní smluvní stav, kdy obě smluvní strany dobře chápou, k čemu se zavazují a nakolik jsou smlouvou zajištěny zákonné povinnosti.

Je mylné domnívat se, že správce má právní vztah vůči vlastníkům jednotek – členům SVJ. Odpovědnost vůči členům SVJ za plnění práv a povinností statutárních orgánů je nepřenosná a je pouze na členech těchto orgánů. Znovu je třeba zopakovat, že smlouvou lze přenést jen výkon těchto práv a povinnosti, nikoliv odpovědnost. Smlouva může obsahovat nanejvýš sankce za chybné plnění svěřených činností, to však nemá s právní odpovědností nic společného.

Žádný pověřený správce nemá výjimečné zákonné postavení. Je to vždy smluvní dodavatel služby za úplatu jako kterýkoliv jiný dodavatel. Výjimečné postavení nemá pověřený správce ani v případě, že je zároveň i členem SVJ, neboť je vlastníkem jednotky, případně jednotek. Žádné výlučné postavení, kromě řádných zákonných hlasovacích práv, nemá ani tehdy, kdy je členem SVJ s většinovým podílem.

Zvláště pro nově vzniklá SVJ je velmi obtížné posoudit, co jim oslovený smluvní partner je schopen zajistit, zvláště v oblasti vedení účetnictví. Přitom důsledky chybných postupů v oblasti účetnictví jsou velmi vážné a obtížně se napravují zvláště s odstupem času. V mnoha případech je napravit ani nelze.

Ačkoliv se to zdá finančně náročné, doporučuji, aby statutární orgány SVJ věnovaly maximální odbornou pozornost konkrétnímu obsahu nabízených služeb správce, zvláště v oblasti účetnictví. Pokud na posouzení kvality nabízených služeb v této oblasti nestačí vlastní síly vlastníků, členů SVJ, vyplatí se oslovit odborníka na tuto oblast, aby posoudil kvalitu nabídky. Případné finanční prostředky, které vynaloží SVJ na tuto službu, se mnohonásobně vrátí v podobě bezproblémového, kvalitního, dobře organizačně a metodicky vedeného účetnictví, které slouží především vlastníkům. Nejenom jako běžný zdroj potřebných informací o správě jejich společného majetku a podklad pro splnění daňových povinností členů SVJ z toho plynoucích. Ale i v mnoha vážných situacích, které vyplývají ze spoluvlastnických vztahů . Například při soudních sporech, jednání s peněžními ústavy v případě potřeb úvěrů apod.

K nejčastějším a stále se opakujícím chybám, které se vyskytují při uzavírání smluv s pověřenými správci o správě a vedení účetnictví, patří kupříkladu spolehnutí se na zavádějící informace, že „přece oslovený subjekt vede účetnictví často několika dalším SVJ“. Je, bohužel, stále ne ojedinělým jevem, že tomu tak je, ale jedná se o zcela nepřípustné postupy při vedení účetnictví. Doporučujeme v tomto případě vyžádat si k nahlédnutí hlavní účetní knihu jiného SVJ, kterému oslovený správce vede účetnictví, a nechat ještě před definitivním uzavřením smlouvy posoudit odborníkům na oblast účetnictví, zda je účetnictví vedeno metodicky dle platné legislativy. A zda je jeho vypovídací schopnost vhodná pro konkrétní vlastnickou strukturu vašeho SVJ.

Zvláště je třeba posoudit, jestli veškeré pohledávky / závazky je možné alespoň k termínu účetní závěrky vyčíslit v členění na jednotlivé vlastníky. Buď k tomu jsou využity účetní knihy stanovené zákonem o účetnictví, případně jiným způsobem řádně vedené analytické evidence pohledávek a závazků v rámci účetnictví. Upozorňujeme zejména na častou praktickou chybu spočívající v postupech, kdy jsou přírůstky a úbytky pohledávek účtovány celkovými hodnotami a v závěrkových operacích bývá rozdělen zůstatek dle vlastnických podílů. Jde o naprosto chybný postup, který je pro svou jednoduchost používán. Tímto způsobem pak do účetnictví pronikají naprosto chybné informace.

V účetnictví SVJ se nevyskytují účetní případy, které by snesly jednoduché postupy! Účetní případy se nedělí vždy pouze vlastnickými podíly na společných částech. Někteří vlastníci nepřistupují například k úvěru, tudíž se nemohou podílet na výdajích spojených s jeho poskytováním, někteří vlastníci platí povinné zálohy na delší období dopředu z důvodu např. pobytu v cizině apod. To jsou jen některé konkrétní případy, které zcela vylučují použití zjednodušených postupů vyčíslení podílu jednotlivých vlastníků na majetku a závazcích dělením zůstatků. Vlastníci, kteří se málo zajímají o kvalitu poskytovaných informací, často ani netuší, jak chybné údaje poskytuje účetnictví, o němž jeho zpracovatel tvrdí, že je vedeno dle platných zákonů.

Nelze ani podlehnout zjednodušenému názoru, že to, co je vhodné pro jiné SVJ, je vhodné i pro „to naše“. SVJ je právnická osoba, jejíž vnitřní podmínky se velmi liší, zvláště v oblasti četnosti vlastnické struktury a jejího konkrétního složení. Praktické zkušenosti pěti let existence SVJ ukázaly, že nelze vést například úplně stejně účetnictví SVJ, kde jsou ve vlastnické struktuře další účetní jednotky, a SVJ, kde vlastníci nejsou účetními jednotkami. Navíc se vlastnická struktura většinou neustále mění, takže je ošidné modelovat vedení účetnictví na velmi jednoduchých postupech, které vyhovují pouze malé části SVJ a s ohledem na změny vlastnické struktury, pouze na omezenou dobu.

Je základním omylem domnívat se, že nelze vést účetnictví SVJ s přihlédnutím k atypickým podmínkám konkrétního SVJ a dokonce podlehnout v praxi šířenému trapnému názoru, že použitý software nedovolí vést účetnictví variantně v mezích zákona tak, jek to vyhovuje především účetní jednotce – SVJ. Jde o zcela chybný názor, který stál mnoho účetních jednotek nemalé finanční ztráty. SVJ si nemůže dovolit tyto základní chyby, není ziskovým subjektem, hospodaří s prostředky svých členů.

Je chybou domnívat se, že stačí ústní dohody s pracovníky správce o organizaci oběhu dokladů a variantě vedení účetnictví. SVJ je atypickou účetní jednotkou, jejíž účetnictví nelze vést podle modelu jiného typu právnické osoby. Účetnictví SVJ je možno vést variantně, přičemž všechny varianty, které vyhovují základním ustanovením účetní legislativy, jsou správné. Je na odborných pracovnících správcovských a účetních firem, aby v případech, kdy SVJ vede účetnictví externě na základě řádné smlouvy, informovali statutární orgány o těchto variantách. Je rovněž nezbytně nutné, aby popis zvolené varianty byl zakotven v písemném materiálu, který je spolu s ostatními zásadami vedení účetnictví vnitřním předpisem účetní jednotky SVJ. Absence tohoto písemného materiálu je porušením účetní legislativy, je příčinnou těžko řešitelných situací v průběhu účetního období a často také způsobuje velké potíže při řešení soudních sporů.

Ve smlouvách bývají často chybně formulovány zásady pro disposiční práva nakládání s finančními prostředky a předkládání podpisových vzorů pro schvalování účetních dokladů před jejich zaúčtováním. V některých smlouvách toto důležité ustanovení chybí úplně. Disposiční práva musí být přesně písemně vymezena a přiloženy podpisové vzory. Stěžejní je ustanovení, v jakých časových cyklech je statutární orgán SVJ povinen písemně potvrdit platnost disposičních práv. Absence tohoto důležitého ustanovení způsobuje velmi vážné problémy, neboť při změnách ve složení statutárních orgánů, zvláště při rezignacích, nastávají situace s vážnými právními důsledky. Disposiční práva jsou neplatná a jsou často dále uplatňována. V praxi SVJ se osvědčily měsíční lhůty, kdy statutární orgán SVJ potvrdí dodavateli účetnictví podpisem platnost předložených podpisových vzorů a dispozičních práv.

Pokud ve smlouvě není vymezeno, jak byly správci a dodavateli účetnictví předány závažné dokumenty a jak budou oznamovány jejich změny, jde o závažnou chybu. Jedná se o výpis z rejstříku, stanovy, vnitřní účetní předpis, zápisy z jednání statutárních orgánů, které obsahují ustanovení důležitá pro vedení účetnictví – zejména rozhodnutí o jiném způsobu dělení příjmů a výdajů, než je obecně dán zákonem, případně uveden ve stanovách. Účetní firma může uplatnit postupy pouze na základě písemného dokumentu, který ji k tomu opravňuje.

Z praktické činnosti SVJ můžeme uvést příklad, kde končí podceňování těchto zdánlivě zbytečných postupů. Pracovnice účetní firmy na základě ústního pokynu dělila nerovnoměrně výdaje na správu společných částí tak, že některé opravy prostor, které se nalézají jen v některých částech domu dělila pouze na vlastníky, kteří jsou v těchto částech vlastníky jednotky. Takovéto dělení zákon 72/1994 Sb., případně stanovy v některých případech připouští, ale za předpokladu, že je dohodnuto jinak, než je formulováno v zákoně nebo ve stanovách.

Jiná dohoda předpokládá jednoznačně v případě spoluvlastnických vztahů písemně deklarovanou dohodu všech vlastníků. Jelikož tento dokument neexistoval a jeden z členů SVJ uplatnil u soudu porušení zákona ve smyslu, že byl finančně poškozen, soud mu dal za pravdu a nařídil uvést skutečnost do pořádku. Jak je obtížné provádět opravné přepočty podílů jednotlivých vlastníků na výdajích za několik let zpětně a jaké to má důsledky ,včetně dopadů do daňových přiznání členů SVJ, není třeba dále vysvětlovat.

Další chybou je nevymezit ve smlouvě přesné postupy a povinnosti obou smluvních stran při změnách vlastnické struktury. V praxi se osvědčila formulace, kdo, jak a v jakých časových cyklech je povinen oznamovat změny vlastnické struktury, které jsou rozhodné pro vedení účetnictví, případně pro roční zúčtování krátkodobých záloh na služby. Dále je vhodné zakotvit do smlouvy, jak bude postupováno při změně vlastnictví k jednotce v otázce sdělení údaje z účetnictví – nevyčerpané částky poskytnutých dlouhodobých záloh, zůstatku ostatních závazků, případně pohledávek vůči odstupujícímu vlastníku. I když není zákonný nárok na finanční vyrovnání nevyčerpané dlouhodobé zálohy při změně vlastnictví, neznamená to, že odsupující vlastník nemá jiné závazky, případně pohledávky k právnické osobě SVJ. Není jiný zdroj informací, který by například soud uznal jako právní podklad, než informace z řádného účetnictví. Z toho je patrné, jak je nesmírně nutné smluvně zajistit nejen kvalitu, ale i pravidelnost vedení účetnictví.


Autor: stavebni-forum.cz